Wie man sich bei Meetings richtig verhält

Meetings und Besprechungen sind aus kaum einem Büroalltag wegzudenken: in der kleinen Runde oder vor dem großen Kreis der wichtigsten Kunden, am Morgen, am Abend, zum Jahresabschluss oder vor dem nächsten Projekt. Nicht immer geht es dabei gelassen zu. Oft herrschen große Anspannung, Rivalitäten und Unsicherheit im Umgang mit Höhergestellten. Wie man ein Meeting unbeschadet übersteht, ist dabei eigentlich ganz einfach.
Klare Termine absprechen

Wird man zu einem Meeting geladen, sollte man nicht einfach zusagen und in letzter Minute doch wieder abspringen. Passt der Termin nicht, ist es wichtig, direkt Rückmeldung zu geben und einen Gegenvorschlag zu machen – oder eine klare Absage geben, wenn die Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist. Organisiert man selbst eine Besprechung, verschickt man eine Einladung am besten per Mail mit Zu- und Absagefunktion und außerdem dem Ort, der Zeit und den zu besprechenden Themen. Vor dem Termin sollte man unbedingt die Teilnehmenden abzählen und checken, dass es auch genügend Sitzmöglichkeiten, Verpflegung und Unterlagen für alle gibt. Das ist besonders wichtig bei Gesprächen mit Kunden.

Getränke kann man während der Besprechung stets zu sich nehmen. Gibt es Essen, sollte man jedoch darauf warten, dass sich der Ranghöchste bedient oder der Leiter der Besprechung dazu auffordert.

Pünktlichkeit und stumme Handys

Pünktlichkeit hat natürlich absolute Priorität, am besten ist man mindestens fünf Minuten früher im Raum. Dann ergeben sich oft noch interessante Gespräche oder kurze Absprachen. Bei wichtigen Meetings ist es außerdem besser, nach hinten einen Zeitpuffer einzuplanen, um nicht gehetzt vor Schluss zu verschwinden, oder nervös zu werden.

Natürlich kann man sein Handy mit ins Meeting nehmen – die meisten Teilnehmer werden es vor sich auf dem Tisch liegen haben. Allerdings sollte man nicht darauf herumtippen, auch wenn die Besprechung nicht besonders interessant ist. Auch die Sitzhaltung sollte dann nicht verraten, dass man sich gerade langweilt. Beim Handy ist es außerdem besser, vorher sowohl den Ton als auch den Vibrationsalarm auszuschalten. Empfängt man doch einen wichtigen Anruf, entschuldigt man sich kurz und verlässt still den Raum.